QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

By hoangnam | Tổ chức sự kiện

Sep 12

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hiện đang là một trong những ngành hot nhất hiện nay, thu hút sự quan tâm của giới trẻ cũng như những người đang chuyển giao từ các ngành nghề lĩnh vực liên quan. Vì nó là một ngành có tuổi đời khá trẻ tại Việt Nam, do vậy những người tham gia làm công việc này sẽ không có quá nhiều tài liệu cũng như kiến thức theo quy chuẩn chung về lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn làm tổ chức sự kiện, thì những kiến thức dưới đây mà HoangNam Media cung cấp, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học hỏi và làm việc trong ngành tổ chức sự kiện hết sức mới mẻ, hấp dẫn những cũng đầy những rủi ro và thách thức này.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM CÁC CÔNG ĐOẠN SAU:

tổ chức sự kiện hải phòng

#1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và phân tích thông tin đó

Việc cần làm trước hết của người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đó chính là tiếp nhận thông tin và ý tưởng từ khách hàng của mình. Đây là bước đầu tiên và cũng cực kỳ quan trọng vì chỉ có thể lắng nghe và nắm bắt được ý tưởng của khách hàng, hiểu được khách hàng muốn gì thì mới có thể triển khai và tổ chức một chương trình đúng theo ý tưởng của khách hàng được.

Tuy nhiên trên thực tế, cũng có những khách hàng họ chưa có nhiều kiến thức về sự kiện. cho nên việc định hình ra một ý tưởng sự kiện từ họ cũng là một việc hết sức khó khăn. Đôi khi họ chị nói rất chung chung, hoặc muốn tham khảo ý kiến của đơn vị tổ chức sự kiện trước rồi mới từ đó đưa ra ý kiến của mình. Do vậy, việc lắng nghe và thấu hiểu ý tưởng của khách hàng là một việc rất quan trọng, không thể bỏ qua được.

#2 Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho chương trình

Sau khi đã nắm bắt được tinh thần, ý tưởng của khách hàng, việc cần làm bây giờ của đơn vị tổ chức sự kiện đó chính là lên một ý tưởn chủ đạo cũng như chủ đề chính cho chương trình. Ý tưởng giống như linh hồn còn chủ đề giống như diện mạo của sự kiện đó vậy. Việc xác định rõ ý tưởng chủ đạo và chủ đề sự kiện sẽ giúp chương trình event có một phong cách và sắc thái riêng biệt.

Để xác định rõ ý tưởng chủ đạo và chủ đề sự kiện bạn cần xác định rõ thông điệp sự kiện mang tới là gì?, màu sắc lựa chọn là gì? và phong cách thiết kế là gì?

#3 Lập kế hoạch, dự trù chi phí thực hiện chương trình

Đây là bước trọng tâm nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Trong bước này bạn cần xác định rõ những mục sau:

  • Địa điểm tổ chức sự kiện
  • Thời gian tổ chức sự kiện
  • Bộ nhận diện sự kiện bao gồm: Backdrop, Standee, banner, bandroll, thư mời, vé mời, voucher…
  • Nội dung chương trình sự kiện: có những hạng mục gì, thiết bị sự kiện gì, bao giờ lắp đặt, bao giờ bàn giao, cần chuẩn bị những gì…)
  • Nhân sự gồm 3 khu vực: nhân sự khu vực sân khấu, nhân sự khu vực hậu trường, nhân sự khu vực tiếp khách
  • Thời tiết và những rủi ro khác cần phải dự phòng trước
  • Kinh phí thực hiện chương trình

#4 Thực hiện chương trình

Đây là khoảng thời gian chương trình diễn ra đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết điều phối và phân bổ nguồn lực hợp lý để giải quyết các công đoạn của một chương trình sự kiện.

Hãy đảm bảo thời gian diễn ra chương trình phải theo đúng trình tự kịch bản đã đề ra và hãy chú trọng vào công tác tiếp khách sao cho chuyên nghiệp nhất. Một chương trình sự kiện được đánh giá cao không phải đến từ tính hoành tráng của một chương trình hay các tiết mục biểu diễn trên sân khấu mà nó được đánh giá thông qua sự hài lòng cũng như tín nhiệm của khách hàng cũng như các chuyên gia cho sự kiện đó.

#5 Tổng kết và rút kinh nghiệm cho lần sau

Tổng kết lại những hạng mục công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành tốt để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau được tốt hơn.

Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn tìm cách để cải thiện chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện sau mỗi một chương trình.

Dưới đây là 5 bước của quy trình tổ chức sự kiện mà bất kỳ cá nhân hay đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng phải biết.

Nếu bạn đang ở Hải Phòng và bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Hãy liên hệ ngay với HoangNam Media để được tư vấn và hỗ trợ nhé!

Trong suốt hơn 6 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Chúng tôi đã quá hiểu về quy trình tổ chức sự kiện của mọi buổi lễ khai trương, khánh thành, khởi công, tiệc sinh nhật, tất niên, Gala dinner, hội nghị khách hàng…

Quý khách hàng sẽ không còn phải bối rối hay lo lắng về việc một buổi lễ được tổ chức như thế nào, phải cần chuẩn bị những gì và những rủi ro, phát sinh trong quá trình tổ chức những event như vậy.

Các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hải Phòng mà HoangNam Media cung cấp bao gồm:

  • Tổ chức sự kiện trọn gói
  • Tổ chức lễ khánh thành, khởi công
  • Tổ chức lễ khai trương
  • Tổ chức tiệc sinh nhật
  • Tổ chức chạy roadshow tại Hải Phòng
  • Tổ chức team building, gala dinner
  • Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng, ra mắt sản phẩm
  • Cung cấp MC tại Hải Phòng bao gồm: MC tiếng Trung, MC tiếng Nhật, MC tiếng Anh
  • Cung cấp Ca sỹ tại Hải Phòng
  • Cung cấp nhóm nhảy tại Hải Phòng
  • Cho thuê âm thanh, ánh sáng, sân khấu tại Hải Phòng
  • Cho thuê nhà giàn, cổng hơi

 

Liên hệ tư vấn tổ chức sự kiện Hải Phòng

Địa chỉ: 52 Cam Lộ, Hùng Vương, Hồng Bàng, Hải Phòng

Hotline: 0973609092

Email: [email protected]

Webstie: www.hoangnammedia.com

#tổ_chức_sự_kiện_hải_phòng

#sukienhoangnam

Tổ chức sự kiện hải phòng

Leave a Comment:

Leave a Comment: