Tổ chức lễ khai trương

By hoangnam | Tổ chức sự kiện

Aug 03

Tổ chức lễ khai trương tiết kiệm, hiệu quả và thành công

  • Đây có phải là lần đầu tiên bạn tổ chức khai trương cửa hàng, văn phòng?
  • Bạn muốn có một buổi lễ khai trương thật thu hút, hiệu quả mà vẫn tiết kiệm?
  • Bạn đang băn khoăn trong việc tìm kiếm một nhà tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp?

Để trả lời câu hỏi này rất đơn giản, bạn chỉ cần đọc kỹ bài viết dưới đây hoặc nhấc máy và gọi ngay cho chúng tôi để nhận được sự trợ giúp nhanh nhất và hiệu quả nhất của HoangNam Media.

tổ chức lễ khai trương

Tầm quan trọng của buổi lễ khai trương

Lễ khai trương mang một ý nghĩa rất quan trọng về mặt tâm thức đối với người làm kinh doanh nói riêng. Được tổ chức sau khi công trình, tòa nhà, nhà xưởng, shop cửa hàng… được hoàn thiện và chính thức đi vào hoạt động. Đây là cơ hội để gặp gỡ giao lưu và thắt chặt quan hệ của mình với các đối tác, bên cạnh đó, việc tổ chức lễ khai trương giúp quảng bá thương hiệu và truyền đạt những thông điệp về sản phẩm, dịch vụ hoặc giá trị của hạng mục công trình khai trương.

Tổ chức buổi lễ khai trương chuyên nghiệp không chỉ mang lại nhiều giá trị về mặt truyền thông qua các bức ảnh, video chất lượng mà còn thể hiện năng lực kinh tế tài chính và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang làm chủ một cửa hàng hay một doanh nghiệp thì tôi chắc chăn rằng, trong tâm trí của bạn luôn mong mỏi được giới thiệu thương hiệu của mình tới những người bạn, đối tác qua đó làm tăng niềm tin và giá trị hình ảnh thương hiệu của bạn trong mắt của mọi người. Ngược lại nếu bạn là một người không quá quan trọng về mặt hình thức, không quá quan trọng về việc quảng bá thương hiệu của mình hay truyền đạt những thông điệp về sản phẩm dịch vụ của chính bạn thì có lẽ bạn sẽ không đọc được bài viết này của chúng tôi rồi.

Các công việc cần chuẩn bị để tổ chức lễ khai trương thành công

1. Chọn ngày khai trương

Chọn ngày khai trương là vô cùng quan trọng trong bất kỳ một buổi lễ khai trương nào. Theo văn hóa Á Đông, thì ngày khai trương phải hội tụ đầy đủ yếu tố thiên thời, địa lợi, nhân hòa mới góp phần mang lại may mắn trong kinh doanh cho chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp.

Bên cạnh đó thời tiết cũng không được phép bỏ qua, đặc biệt đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời vốn rất phụ thuộc vào yếu tố thời tiết như mưa, gió, bão. Người tổ chức chương trình phải luôn bám sát yếu tố về thời tiết nhằm đưa ra được những phương án dự phòng cần thiết như trước khi sự kiện được diễn ra. Đối với những chương trình khai trương có mặt bằng đủ rộng ít nhất từ 100m2 trở nên thì người tổ chức sự kiện có thể cân nhắc sử dụng nhà giàn không gian hợp kim nhôm hoặc đối với những chương trình nhỏ hạn chế về diện tích mặt bằng người tổ chức có thể sử dụng ô lệch tâm, nhà khung, nhà bạt, dù sự kiện để hạn chế tác động của mưa gió.

2. Lên ý tưởng, kinh phí và kế hoạch sự kiện chi tiết trong thời gian sớm nhất

Điều này sẽ giúp người tổ chức hạn chế được những rủi ro không mong muốn. Thông thường một số khách hàng chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức khai trương, họ thường chủ quan trong việc lên ý tưởng và kế hoạch dẫn đến việc chậm trễ thời gian triển khai. Chỉ đến khi họ cảm thấy không thể tự lo và chuẩn bị được những hạng mục mà vô tình họ nghĩ ra hoặc được một ai đó gợi ý thì họ mới tìm đến một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức event. Họ nghĩ rằng không có gì là quá muộn và họ ủy thác cho nhà cung cấp đó thực hiện chương trình thay họ. Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là: Liệu nhà tổ chức sự kiện đó có làm tươm tất cho chương trình của họ được không nếu như thời gian của họ chỉ còn 1-2 ngày thay vì 1-2 tuần? Hãy đọc tiếp phía dưới nhé, tôi sẽ giải thích cho bạn lý do tại sao phải cần 1-2 tuần hoặc thậm chí 1-2 tháng nhé!

3. Lên danh sách khách mời

Việc lên danh sách các vị khách mời trong bất cứ một event nào cũng là việc khiến bạn suy nghĩ nhiều nhất phải không. Hãy để những vị khách hàng hoặc mối quan hệ của bạn biết rằng, bạn đã phải tốn rất nhiều thời gian và công sức cho sự kiện lần này vì nó mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với bạn. Cho nên bạn thực sự mong muốn những vị khách của bạn đều có mặt trong buổi lễ khai trương của bạn phải không! Chắn chắn rồi, cũng giống như tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo sẽ thật tuyệt vời nếu như bạn có thể gửi thiệp mời tới khách hàng của bạn sớm nhất thay vì một vài ngày trước khi sự kiện diễn ra. Khách hàng sẽ thực sự đánh giá cao bạn, doanh nghiệp bạn thông qua sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

4. Giấy phép tổ chức sự kiện

Khi bạn đọc đến dòng này rồi thì cho dù bạn là một người tổ chức sự kiện chuyên nghiêp hay là một khách hàng cũng xin chúc mừng bạn vì bạn là một người thực sự kiên nhân, cẩn thận và cầu tiến. Có thể bạn nghĩ rằng, doanh nghiệp hay cửa hàng của mình chỉ làm một event khai trương nho nhỏ chứ có gì to lớn đâu mà cần phải xin giấy phép thì tôi có thể khẳng định với bạn rằng hãy từ bỏ ý nghĩ đó đi. Vì đơn giản, việc bạn tổ chức một event theo nghĩa nào cũng được, nhưng đó được phép gọi là một hoạt động quảng bá hay giới thiệu sản phẩm hay thương hiệu của công ty bằng cách này hay cách khác. Mà điều đó cần được thông qua sự cho phép của các cơ quan ban ngành có liên quan. Cho nên hãy nghiên cứu thật kỹ, nếu có thể hãy tham khảo một đơn vị tổ chức event chuyên nghiệp, họ có thể tư vấn cho bạn theo hướng hiệu quả nhất, tại sao ư? Vì họ đã làm việc này quá nhiều lần rồi.

5. Thiết kế in ấn, backdrop chụp hình, băng rôn, tờ rơi

Backdrop chụp hình là hạng mục đại diện cho hình ảnh cửa hàng, công ty của bạn khi được update lên internet thông qua các trang mạng xã hội. Hiển nhiên là bạn muốn khuôn mặt thương hiệu của mình phải đẹp và thu hút mọi người phải không? Vậy làm thế nào để có một phông backdrop sự kiện đẹp theo đúng ý của bạn nhưng vẫn phải đảm bảo tính nghệ thuật, giá trị hình ảnh cùng thông điệp truyền đi? Trước hết bạn hãy tìm một người thiết kế thật tốt để giúp bạn thực hiện điều đó, tuy nhiên một nhà thiết kế đơn thuần họ không thể nắm bắt được giá trị thông điệp bạn muốn truyền tải thông qua một chương trình mà họ chưa bao giờ được tiếp xúc. Hoặc bạn có thể tìm kiếm trên internet và chọn cho mình những mẫu backdrop sự kiện phổ biến trên mạng, tuy nhiên nếu bạn chọn những mẫu bạn ưng nhất thì bạn phải chấp nhận rằng, sẽ có nhiều người như bạn cùng sử dụng chung với bạn mẫu backdrop này.

Đọc thêm: tham khảo 5 mẫu backdrop Hoangnam media đã thiết kế

6. Trang thiết bị sự kiện

Trong một event, thì máy móc thiết bị chiếm tới 60% sự thành công của một chương trình. Hãy đảm bảo rằng trước khi chương trình diễn ra, máy móc thiết bị phải luôn được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ, test kỹ càng. Hãy tưởng tưởng một buổi lễ khai trương của bạn có sự tham gia của rất nhiều khách quý, trong đó có cả những đối tác đang ký với bạn những hợp đồng rất quan trọng. Việc họ đến dự lễ khai trương cửa hàng hay công ty của bạn có ý nghĩa rất quan trọng đối với bạn. Sẽ ra sao nếu như chương trình đang chạy mà âm thanh hay ánh sáng bị hỏng, chương trình phải tạm dừng cho việc sửa chữa và khắc phúc. Khách hàng của bạn lúc đó họ sẽ nghĩ sao về khâu chuẩn bị của bạn. Rất khó xử phải không! Lời khuyên của tôi đó là: “đừng bao giờ để bị như vậy, vì bạn sẽ không thể sửa sai sót đó thêm một lần nào khác nữa đâu”.

7. Nghi thức khai trương

Bất kỳ một sự kiện quan trọng nào cũng không thể thiếu những nghi thức đi cùng với nó. Lấy ví dụ như Cưới hỏi thì nghi thức trao nhẫn cưới là không thể thiếu được, lễ khánh thành khởi công dự án thì nghi thức xúc cát là tối quan trọng. Cũng tương tự như vậy, thì một buổi lễ khai trương không thể thiếu nghi thức cắt băng khai trương.

nghi thức cắt băng khai trương

Thông thường một bộ cắt băng khai trương sẽ bao gồm: Đĩa, khăn phủ đĩa, hoa đỏ, kéo và dải lụa. Số người cắt băng thông thường sẽ lấy số lẻ như 1,3,5,7 người cắt. Người á đông kiêng số 4 nên rất ít khi có event khai trương có 4 người cắt băng.

Đó là toàn bộ những công việc mà bạn cần làm để có một buổi lễ khai trương thành công như mong đợi. Hãy tưởng tượng rằng, kết thúc buổi lễ khai trương, tất cả mọi người từ người thân, người quen đến đối tác của bạn đến chúc mừng bạn, họ thực sự ngưỡng mộ bạn vì những gì mà bạn làm được. Thông qua buổi lễ, những người chưa biết về thương hiệu của bạn đã bắt đầu chú ý đến, bạn cảm thấy thật tự hào vì điều đó. Nhưng thực tế không phải vậy, chương trình của bạn chưa diễn ra, bạn đang hi vọng mọi chuyện sẽ như vậy, bạn vẫn đang băn khoăn, đắn đo đi tìm cho mình những cách tổ chức nào hợp lý nhất cho lễ khai trương của mình.

Bạn không cần thiết phải như vậy, ngay bây giờ hãy gọi ngay cho HoangNam Media, hãy để đội ngũ ekip của chúng tôi tư vấn cho bạn. Bạn chỉ cần nhấc máy và gọi thôi, chúng tôi sẽ có mặt ngay tại đó để gặp bạn. Hãy để chúng tôi làm cho buổi lễ khai trương của bạn trở lên thành công và cuốn hút hơn những gì bạn nghĩ

 

 

LIÊN HỆ TƯ VẤN

Địa chỉ: 52 Cam Lộ, Hùng Vương, Hồng Bàng, Hải Phòng
Hotline: 0973609092
Email: [email protected]
Webstie: www.hoangnammedia.com
#sukienhoangnam

Leave a Comment:

Leave a Comment: