Top 5 điều cần nhớ khi tổ chức sự kiện nếu bạn không muốn hỏng chương trình

By hoangnam | Tổ chức sự kiện

Sep 10

Top 5 điều cần nhớ khi tổ chức sự kiện nếu bạn không muốn hỏng chương trình

Tổ chức sự kiện

Đã bao giờ bạn tổ chức sự kiện một chương trình cho doanh nghiệp mình hay cho khách hàng của mình mà buộc phải dừng lại hay chưa?

Đây là lần đầu tiên bạn tổ chức sự kiện có phải không? Nếu là vậy thì xin chúc mừng bạn. Vì bạn chỉ cần đọc hết bài viết này thì chắc chắn bạn sẽ không gặp phải những tình huống éo le cho chương trình của mình đâu.

Hãy đọc kỹ bài viết dưới đây nhé. Tôi hi vọng với nguồn kiến thức cũng như kinh nghiệm hơn 6 năm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của mình. Tôi sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện thành công như những gì bạn mong đợi.

#1 Thời gian chuẩn bị cho sự kiện gấp gáp

 Việc chuẩn bị trong thời gian gấp gáp chắc chắn dù ít hay nhiều sẽ khiến cho sự kiện của bạn gặp phải những tình huống không đáng có xảy ra. Bên cạnh đó, việc không sắp xếp và phân bổ được thời gian để hoàn thiện các hạng mục công việc cần thiết cho sự kiện của bạn sẽ nói lên tất cả về mức độ thiếu chuyên nghiệp của mình.

#2 Không có kế hoạch rõ ràng

Trong bất cứ một lĩnh vực nào đi chăng nữa, việc lập kế hoạch và phác họa những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều về mặt chi phí, giảm thiểu tối đa sự chồng chéo các hạng mục trong khâu tổ chức, tăng hiệu quả tổ chức chương trình.

Ngay từ bây giờ, nếu đã định ra một ngày để tổ chức sự kiện, hãy nhanh chóng lập ra một bảng kế hoạch cụ thể nhé và từ đó bạn sẽ biết chính xác những gì còn thiếu, và những công việc cần làm để có thể tổ chức được một sự kiện thành công.

#3 Dự trù chi phí và ngân sách chi tiêu

Một trong những lỗi thường mắc phải của người làm tổ chức sự kiện đó chính là không dự trù được chi phí cũng như ngân sách dành cho việc tổ chức sự kiện.

Hãy liệt kê thật chi tiết các hạng mục cần có cho khâu tổ chức, bên cạnh đó hãy trích ra một nguồn kinh phí cho phép để dự phòng cho những phát sinh mà mình không lường trước được khi tổ chức sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ được ngân sách chi tiêu cho khâu tổ chức của mình. Tránh tình trạng bội chi ngân sách.

#4 Thời tiết

tổ chức sự kiện hải phòng

Đây là một trong những rủi ro thường gặp nhất khi tổ chức sự kiện. Những sự kiện được tổ chức trong nhà hay trung tâm tổ chức sự kiện như tiệc cưới, trung tâm hội nghị thì không có gì để nói.

Tuy nhiên đối với các chương trình được tổ chức ngoài trời thì yếu tổ thời tiết lại tác động rất lớn đến kết quả của chương trình. Hãy thử nghĩ xem, sẽ ra sao nếu bạn không chuẩn  bị dự phòng nhà giàn không gian hay nhà dù cho chương trình của mình. Sự kiện đang diễn ra thì một cơn mưa ập đến làm hỏng toàn bộ thiết bị sự kiện cũng như buộc chương trình phải hủy do mưa quá to. Gây thiệt hại nghiêm trọng đến chương trình của bạn. Điều đó thật là một thảm họa có phải không?

Là người tổ chức sự kiện thì bạn không thể không quan sát và lắng nghe những bản tin thời tiết hàng ngày được, đó là yếu tố then chốt quyết định cho chương trình của bạn có thành công hay bị hỏng?

#5 Yếu tố về giấy phép tổ chức sự kiện cũng như sự cho phép của chính quyền

Đây là một trong những yếu tố mà rất nhiều đơn vị doanh nghiệp cũng như người tổ chức sự kiện bỏ qua hay xem nhẹ trong quá trình tổ chức sự kiện. Hãy thử tượng tượng một chương trình được chuẩn bị từ A-Z rất hoàn hảo, tuy nhiên một thiếu xót lớn nhất đó chính là không xin giấy phép của sở văn hóa về việc tổ chức sự kiện dẫn đến chương trình phải dừng lại giữa chừng. Điều đó thật là thảm họa có phải không? Không ai muốn như vậy cả.

Do vậy trước khi bạn tổ chức sự kiện một chương trình nào hãy tham khảo những người có chuyên môn trong lĩnh vực này. Để hạn chế những tình huống éo le không đáng có khi tổ chức sự kiện.

Dưới đây là 5 lưu ý bạn phải nhớ khi tổ chức sự kiện, nếu không muốn chương trình của mình phải dừng lại giữa chừng hay bị hủy.

Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hữu hiệu giúp đẩy mạnh thương hiệu doanh nghiệp của bạn một cách trực tiếp nhất và nhanh nhất tới khách hàng của mình.

Tuy nhiên việc tổ chức sự kiện cần phải có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này để có thể hạn chế được nhiều rủi ro không đáng có cho chương trình của bạn.

Nếu bạn cần một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện giúp bạn, thay bạn tổ chức một chương trình hoành tráng, lôi cuốn cũng như hiệu quả với chi phí hợp lý.

Hãy liên hệ ngay với HoangNam Media để được tư vấn. Với đội ngũ ekip giàu kinh nghiệm, trẻ trung và sáng tạo đã hiểu quá rõ về ngành nghề cũng như công việc tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng.

HoangNam Media là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng, Hải Dương và Quảng Ninh. Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HoangNam Media tự tin là đối tác chiến lược số 1 của quý khách hàng.

Các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hải Phòng, Hải Dương và Quảng Ninh của HoangNam Media bao gồm:

  • Tổ chức lễ khai trương, khánh thành, khởi công trọn gói
  • Tổ chức hội nghị khách hàng, lễ tri ân khách hàng
  • Tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm
  • Tổ chức Team Building tại Hải Phòng
  • Tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp tại Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh
  • Cung cấp nhóm nhảy, nhóm múa tại Hải Phòng
  • Cho thuê âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhà giàn không gian, nhà dù tại Hải Phòng
  • Nhận tư vấn và báo giá trọn gói tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý

 

LIÊN HỆ TƯ VẤN

Địa chỉ: 52 Cam Lộ, Hùng Vương, Hồng Bàng, Hải Phòng

Hotline: 0973609092

Email: [email protected]

#sukienhoangnam

#tổ_chức_sự_kiện_tại_hải_phòng

#tổ_chức_sự_kiện_Hải_Phòng

#Tổ_chức_sự_kiện

To_chuc_su_kien

Webstie: www.hoangnammedia.com

Leave a Comment:

Leave a Comment: