- You are here:
- Home
- Tổ chức sự kiện
- Dịch vụ tổ chức họp lớp, hội khóa tại Hải Phòng
Lớp của bạn, hay trường của bạn đang muốn tổ chức một buổi họp lớp hay hội khóa nhằm ôn lại những kỷ niệm tươi đẹp nhất thời còn là học sinh, sinh viên dưới mái trường thân yêu của mình?
Bạn đang được phân công khâu tổ chức họp lớp, hội khóa cho trường và lớp của mình. Nhưng bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị những gì để cho buổi họp lớp, hội khóa được diễn ra thuận lợi và đáng nhớ nhất?
Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp tại Hải Phòng có thể giúp bạn tư vấn tổ chức chương trình họp lớp, hội khóa đồng thời lên kế hoạch tổ chức, kịch bản chương trình, cũng như thiết kế logo họp lớp, logo hội khóa, giấy mời họp lớp, áo đồng phục hội khóa, backdrop sân khấu, âm thanh, ánh sáng…Và còn rất nhiều công việc khác nữa?
Nếu bạn đang khó khăn trong việc trả lời những câu hỏi trên thì bài viết này dành cho bạn. Hãy đọc hết bài viết dưới đây nhé, vì nó thực sự có ích cho bạn trong việc định hình cũng như nắm được các khâu và công việc để tổ chức một chương trình họp lớp, hội khóa được thành công tốt đẹp nhé!
Tại sao nên tổ chức họp lớp, hội khóa?
Thời học sinh sinh viên được coi là thời gian đẹp nhất của tuổi trẻ, của sự hồn nhiên, yêu thương và nghịch ngợm. Chắc hẳn trong mỗi chúng ta, khi nhắc về thời học sinh, sinh viên thì mỗi người cũng đều có những kỷ niệm đẹp về tình bạn, tình yêu thơ mộng cũng như tình thầy trò thiêng liêng nhất.
Tổ chức họp lớp, hội khóa là một chương trình mang tính chất tập thể được tạo ra nhằm giúp cho các thành viên của trường, của lớp được ôn lại những kỷ niệm về một thời học sinh, sinh viên. Bên cạnh đó, còn là dịp để chúng ta tri ân những công lao to lớn, sự dìu dắt, chăm sóc của các thầy cô giáo trên con đường học làm người của chúng ta. Mà tại đó, chúng ta không cần phải gồng gánh để lao vào một cuộc sống bon chen của xã hội ngày nay, chỉ cần ở bên nhau có thầy có trò như nhiều năm về trước.
Không giống với những chương trình event, sự kiện mang tính sang trọng, bắt mắt khác. Mà tổ chức chương trình họp lớp, hội khóa lại hướng đến một chương trình vui vẻ, gần gũi và ấm áp giữa thầy và trò. Tuy nhiên, nhìn chung thì các bước để tổ chức một chương trình họp lớp, hội khóa cũng gần giống với các chương trình sự kiện khác bao gồm các bước mà tôi sẽ đề cập ngay dưới đây.
Các bước để tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp và thành công
Bước 1: Lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp, hội khóa
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước tối quan trọng của việc tổ chức họp lớp, hội khóa. Tuy nhiên bước này cũng mất khá nhiều thời gian vì cần phải có sự thống nhất ý kiến của tất cả mọi người. Thông thường, thời gian tổ chức họp lớp, hội khóa sẽ diễn ra từ tháng 6 và tháng 7 trở ra. Vì đây là khoảng thời gian nghỉ hè của các trường học, cho nên việc tổ chức chương trình sẽ không ảnh hưởng cũng như làm gián đoán việc học của các học sinh, sinh viên đang học trên ghế nhà trường.
Thông thường, họp lớp sẽ có chu kỳ ngắn hơn nên các lớp thường tổ chức định kỳ từng năm một. Cũng có lớp 2-3 năm hoặc nhiều hơn là 5-10 năm tổ chức 1 lần. Tuy nhiên, với chương trình hội khóa, thì có thể theo chu kỳ 10,20 hoặc 30 năm hoặc xa hơn nữa.
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể sử dụng hình thức trưng cầu dân ý, lấy theo đa số để lựa chọn ra được thời điểm tốt nhất, phù hợp với đại đa số để tổ chức chương trình họp lớp, hội khóa.
Bước 2: Xác định số lượng người đăng ký cũng như thành phần khách mời tham gia.
Sau khi đã lựa chọn được thời gian tổ chức họp lớp, hội khóa. Chúng ta sẽ tiến hành lên danh sách đăng ký tham gia họp lớp, và danh sách khách mời tham dự. Khách mời tham dự sẽ bao gồm: thầy cô giáo chủ nhiệm lớp, thầy cô giáo bộ môn, đội ngũ ban giám hiệu trường…
Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp, hội khóa
Đối với các chương trình họp lớp, hội khóa đơn giản, không có nhiều thời gian để chuẩn bị, số lượng người tham gia dưới 50 người ta có thể lựa chọn tổ chức tại một nhà hàng hoặc quán ăn nào đó. Tuy nhiên, cần lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho việc đi lại được thuận lợi. Còn thông thường, với các chương trình hội khóa có số lượng người tham gia đông đảo, thì chúng ta còn có thêm một lựa chọn nữa đó là tổ chức tại chính ngôi trường thân yêu của chúng ta. Và tôi tin chắc rằng, việc tổ chức tại chính ngôi trường thân yêu của chúng ta bao giờ cũng mang lại một cảm giác sâu lắng, hoài niệm nhất cho nhưng người tham gia chương trình. Bên cạnh đó, việc tổ chức tại trường ngoài việc giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng, còn giúp mọi người chủ động trong việc set up, décor trang trí tại lớp học cũ của chúng ta. Đó cũng là một trải nghiệm thực sự tuyệt vời, phải không nào!
Bước 4: Dự trù kinh phí, ngân sách tổ chức họp lớp, hội khóa
Một chương trình muốn thành công, hoành tráng thì tất nhiên phải có sự đầu tư về kinh phí tổ chức chương trình. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể lên được gần chính xác nhất những chi phí cho việc thực hiện chương trình, đó còn chưa kể phải dự trù một khoản kinh phí để dành cho những chi phí phát sinh (tăng lượng khách, tăng hạng mục thiết bị, dự phòng che chắn về thời tiết nếu làm ngoài trời…). Việc dự trù kinh phí càng chi tiết và chặt chẽ bao nhiêu thì sẽ giúp cho quá trình lên kế hoạch và triển khai thực hiện chương trình sẽ đơn giản và đỡ vất vả bấy nhiêu. Ngoài ra việc lên kinh phí chương trình cũng phải đảm bảo tính thiết thực và hợp lý trong việc tổ chức. Tức là chi phí phải được số đông tán thành, tránh việc tổ chức chương trình quá hoành tráng, tốn kém so với mức chi trả của đại đa số người tham gia.
À khoan! Còn một điều nữa, ngày nay để tăng tính thực tế cũng như bắt kịp xu hướng của thế giới, thì chúng ta có thể kết hợp họp lớp bằng những hoạt động ngoài trời như TeamBuilding cùng với Gala dinner. Đây là 2 hoạt động được khá nhiều các bạn lựa chọn cho việc tổ chức họp lớp của mình. Vì sự gắn kết, vui nhộn trong quá trình chơi team building cũng như có một buổi tối Gala dinner đầy cảm xúc và sâu lắng theo tiếng gọi của dòng ký ức ngày xưa chảy về.
Bước 5: Xây dựng kịch bản họp lớp, hội khóa và thiết kế các ẩn phẩm chương trình
Để có một chương trình họp lớp, hội khóa thật sự chỉn chu, cảm xúc và sâu lắc đòi hỏi chúng ta phải có một khung kịch bản chỉn chu nhất. Đi cùng với đó là sự kết hợp của cả một ekip tổ chức sự kiện để tạo nên sự thành công cho chương trình.
Một kịch bản tổ chức họp lớp, hội khóa sẽ bao hàm các phần sau:
- Tiết mục mở màn (múa hát, trống hội) để thu hút sự chú ý
- Video clip trình chiếu nhằm ôn lại các kỷ niệm xưa cũng như tri ân những công lao đóng góp của các thầy cô giáo
- Tiết mục văn nghệ xen kẽ để tránh sự nhàm chán
- Tiết mục điểm nhấn của chương trình (văn nghệ các thầy cô kết hợp với cự học sinh sinh viên)
- Tâm sự của học sinh sinh viên và lời tri ân các thầy cô
- Tiệc
- Các chương trình văn nghệ góp vui
- Kết thúc chương trình và lời tri ân các thầy cô, cảm ơn ekip và đội ngũ thầy cô giáo của trường
Bước 6: Phân công công việc tổ chức họp lớp, hội khóa
Sau khi đã có kịch bản tổ chức, hãy phân công rõ ràng các phần việc phải làm cho từng lớp, từng khối và từng người một. Thường xuyên check lại tiến độ công việc của mọi người, lập một group quản trị để thuận tiện cho việc quản lý công việc. Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong các khâu và chi phí.
Trên đây là 5 bước giúp bạn tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp và thành công. Tuy nhiên để thực hiện trơn tru tất cả các bước trên cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, các khâu. Chưa kể trong quá trình tổ chức chương trình, sẽ phát sinh những hạng mục cũng như những công việc mà có thể bạn chưa bao giờ làm đến.
Kết luận: Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp tại Hải Phòng. Là đơn vị sẽ giúp bạn lên kế hoạch, kinh phí tổ chức cũng như làm tất cả đầu việc kể trên. Hãy liên ngay với HoangNam Media, chúng tôi sẽ giúp bạn set up lên một chương trình họp lớp, hội khóa thật sự cảm xúc và sâu lắng với chi phí hợp lý nhất.
HoangNam Media – Công ty tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp tại Hải Phòng, Hải Dương và Quảng Ninh
LIÊN HỆ
Địa chỉ: 52 Cam Lộ, Hùng Vương, Hồng Bàng, Hải Phòng
Hotline: 0973609092
Email: nam.tvmedia@gmail.com
#sukienhoangnam
#tổ_chức_sự_kiện_Hải_Phòng
#Tổ_chức_sự_kiện
Tổ chức họp lớp hội khóa tại Hải Phòng
Webstie: www.hoangnammedia.com
Có thể quan tâm
Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Quảng Ninh
TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG NINH CHUYÊN NGHIỆP, TRỌN GÓI
Dịch vụ tổ chức sự kiện Quảng Ninh
Mẫu kịch bản tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp, hấp dẫn
CUNG CẤP NHÓM NHẢY CHUYÊN NGHIỆP TẠI HẢI DƯƠNG
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HẢI DƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP
Tổ chức trung thu trọn gói tại Hải Dương
Công ty truyền thông và tổ chức sự kiện Hải Dương