- You are here:
- Home
- Tổ chức sự kiện
- BÍ QUYẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG
Bí quyết tổ chức sự kiện thành công và lôi cuốn
Bạn muốn tổ chức một chương trình sự kiện thật thành công và lôi cuốn? Từ đó mang lại cho bạn sự uy tín cũng như thương hiệu về mặt hình ảnh trong mắt của khách hàng cũng như đối tác kinh doanh.
Bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ lo tất cả cho sự kiện của bạn từ A-Z? Tuy nhiên có quá nhiều sự lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện, bạn không biết phải lựa chọn công ty để trao chương trình của mình cho họ nếu chỉ nhìn vào bảng giá mà họ cung cấp?
Nếu đây là những câu hỏi mà bạn muốn câu trả lời, thì bài viết này dành cho bạn. Hãy đọc hết bài viết dưới đây. Tôi tin chắc rằng, sau khi đọc xong, bạn sẽ đưa ra được lựa chọn chính xác cho mình.
Ok Tôi sẽ không làm mất thời gian của bạn nữa, chúng ta bắt đầu nhé!
Bí quyết để tổ chức sự kiện thành công Bạn nên nắm rõ những yếu tố sau:
Thứ nhất: Địa hình tổ chức sự kiện
Đối với mọi chương trình sự kiện được tổ chức, người tổ chức sự kiện hay chính khách hàng phải nghiên cứu và khảo sát kỹ địa hình để tổ chức trước khi đưa ra các chiến lược cũng như kế hoạch để tổ chức chương trình. Tại sao lại như vậy? Rất đơn giản! Để tôi lấy một ví dụ cho bạn thấy. Sẽ có sự khác nhau giữa việc tổ chức sự kiện trong nhà và ngoài trời.
Sẽ có sự khác nhau giữa việc tổ chức event giữa địa hình sân lát xi măng và địa hình đất đá nền. vì khi bạn tổ chức sự kiện trong nhà thì ít nhất bạn đã giảm thiểu được xấp xỉ 100% rủi ro về thời tiết cho chính chương trình của bạn. tuy nhiên sẽ có những sự kiện bắt buộc bạn phải tổ chức ngoài trời như các chương trình nhạc hội, sự kiện trung thu, team building…Khi đó bắt buộc bạn phải mất thêm chi phí để lắp nhà giàn không gian để che nắng mưa, quạt hay điều hòa di động để làm mát khu vực khán giả nếu cần thiết.
Tất cả những điều đó sẽ làm đội chi phí của bạn lên rất nhiều so với việc tổ chức ở trong nhà. Tôi nói như vậy không có nghĩa là tôi khuyến nghị bạn hãy tổ chức sự kiện trong nhà. Vì một chương trình được tổ chức ngoài trời bao giờ cũng mang lại những cảm xúc và không gian khác biệt so với ở trong nhà.
Do vậy, việc nghiên cứu và khảo sát kỹ lưỡng mặt bằng sẽ làm tăng khả năng thành công cho chương trình của bạn. Giảm thiểu tối đa rủi ro cũng như chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức event.
Thứ 2: lập danh sách chi tiết các hạng mục sự kiện cần sử dụng để dự kiến ngân sách chi ra
Một mẹo để giúp bạn tổ chức một event thành công đó chính là phân chia khu vực các hạng mục sự kiện để dễ dàng quản lý thu chi và dự trù ngân sách.
Thông thường một chương trình sự kiện sẽ bao gồm các khu vực sau:
#1 Khu vực sân khấu gồm các thiết bị sự kiện đảm bảo phần nhìn cho khán giả như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn led, backdrop phông sân khấu….
#2 Khu vực hậu trường: là khu vực dành cho các tiết mục biểu diễn trong chương trình của MC, ca sỹ, nhóm nhảy, nhóm múa, make-up…
#3 Khu vực khán giả: Là khu vực dành cho các vị khách tham gia chương trình bao gồm bàn, ghế
#4 Khu vực đón khách: khu vực này thường được đặt ở bên ngoài lối đi vào chính để tiện cho việc đón tiếp các vị khách tham gia
#5 khu vực tiệc (nếu có): Bao gồm Tea break và tiệc mặn. Khu vực teabreak sẽ bày trí một số đồ ăn nhẹ, hoa quả, trà café để các vị khách có thể sử dụng trong quá trình tham gia chương trình. Còn khu vực tiệc mặn thì tùy theo tính chất của chương trình mà có hoặc không.
Trên đây là 5 khu vực cơ bản của một chương trình sự kiện được tổ chức. Dựa vào các khu vực trên mà nhà tổ chức sự kiện sẽ liệt kê các hạng mục và dễ dàng quản lý trong quá trình set up.
Hãy nhớ là càng chi tiết càng tốt! điều này sẽ giúp bạn có một chương trình chủ động, thành công và chi tiêu hợp lý.
Thứ 3: Lên kịch bản chương trình và lên danh sách khách mời
Việc một chương trình được tổ chức thành công bao nhiêu phần trăm là phụ thuộc rất nhiều vào việc kịch bản được lập có được thực hiện một cách trơn tru nhất không? Cho nên người tổ chức sự kiện cần bám sát và giám sát các công đoạn của kịch bản, các tiết mục cũng như thời gian trình diễn cho mỗi tiết mục. Để đảm bảo chương trình không bị nhanh và không bị chậm quá theo tiến độ của kịch bản.
Bên cạnh đó việc lên danh sách khách mời sớm cùng với đó là thiệp mời được thiết kế một cách chuyên nghiệp cũng tạo nên một ấn tượng tốt đối với khách hàng của mình. Chắn chắn không một vị khách nào muốn nhận được một thiệp mời mà chỉ 2-3 ngày sau là chương trình đã diễn ra rồi. Có phải không?
Thứ 4: Kiểm tra trang thiết bị máy móc phục vụ chương trình
Hãy đảm bảo trang thiết bị sự kiện được kiểm tra và test thật kỹ lưỡng. Nguồn điện cũng là một vấn đề. Hãy dự phòng phương án máy phát điện nếu như mất điện xảy ra.
Thứ 5: Công tác đón tiếp khách và tiễn khách về
Đừng xem nhẹ công đoạn này, vì dù chương trình của bạn có những tiết mục hay đến như thế nào đi chăng nữa thì cũng sẽ vô ích. Nếu việc tiếp khách không được trọn vẹn, các vị khách không cảm nhận được sự nhiệt tình hiếu khách thông qua cách bạn và ekip của bạn đón tiếp khách. Nếu số lượng khách lên đến vài trăm người, bạn làm thế nào để tiếp khách chu đáo được. Một bí quyết trong bước này đó chính là bạn cần người hỗ trợ.
Hãy để những người tốt nhất và đẹp nhất đón tiếp cho bạn. Đó chính là đội ngũ PG, PB với khả năng ăn nói tốt cùng một ngoại hình đẹp và sang trọng chắc chắn sẽ mang đến những ấn tượng khó phai cho khách hàng của bạn
Dưới đây là 5 bước trong bí quyết để tổ chức sự kiện thành công. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức event sẽ phát sinh những việc mà bạn không ngờ đến. Do vậy bạn cần phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mà tôi sẽ trình bày ở bài tiếp theo để có thể giảm thiểu tối đa rủi ro cũng như phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hãy tìm một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn.
HoangNam Media là công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hải Phòng. Với hơn 6 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tổ chức event, Hoàng Nam và đội ngũ ekip của mình đã quá hiểu về công việc này cũng như cách để tổ chức sự kiện thành công. Nếu bạn đang ở Hải Phòng, bạn có thể liên hệ với HoangNam Media để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho chương trình sự kiện của bạn.
Các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hải Phòng mà HoangNam Media cung cấp bao gồm:
- Tổ chức sự kiện trọn gói
- Tổ chức lễ khánh thành, khởi công
- Tổ chức lễ khai trương
- Tổ chức tiệc sinh nhật
- Tổ chức chạy roadshow tại Hải Phòng
- Tổ chức team building, gala dinner
- Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng, ra mắt sản phẩm
- Cung cấp MC tại Hải Phòng bao gồm: MC tiếng Trung, MC tiếng Nhật, MC tiếng Anh
- Cung cấp Ca sỹ tại Hải Phòng
- Cung cấp nhóm nhảy tại Hải Phòng
- Cho thuê âm thanh, ánh sáng, sân khấu tại Hải Phòng
- Cho thuê nhà giàn, cổng hơi
Liên hệ công ty tổ chức sự kiện HoangNam Media
Địa chỉ: 52 Cam Lộ, Hùng Vương, Hồng Bàng, Hải Phòng
Hotline: 0973609092
Email: [email protected]
Webstie: www.hoangnammedia.com
#tổ_chức_sự_kiện_hải_phòng
#sukienhoangnam
Có thể quan tâm
Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Quảng Ninh
TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG NINH CHUYÊN NGHIỆP, TRỌN GÓI
Dịch vụ tổ chức sự kiện Quảng Ninh
Mẫu kịch bản tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp, hấp dẫn
Dịch vụ tổ chức họp lớp, hội khóa tại Hải Phòng
CUNG CẤP NHÓM NHẢY CHUYÊN NGHIỆP TẠI HẢI DƯƠNG
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HẢI DƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP
Tổ chức trung thu trọn gói tại Hải Dương