- You are here:
- Home
- Tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện là gì? Những lưu ý khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là gì?
Trong thời đại cách mạng 4.0 hiện nay, tôi có thể nói với bạn rằng, nếu bạn không quảng cáo, marketing cho công ty, tổ chức, cửa hàng của bạn bằng truyền thông online hay trực tiếp thông qua các sự kiện events thì chắc chắn đó là một điều thật sự thiếu xót và đáng tiếc.
Tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như tổ chức lễ khai trương, khánh thành, khởi công, hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội…nhằm mục đích truyền đi những thông điệp, giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
Việc tổ chức sự kiện thực chất nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá giúp đánh bóng sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu, chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Bạn đã bao giờ đặt ra câu hỏi tại sao các thương hiệu trên thế giới hay cụ thể hơn là ở Việt Nam như Tiger beer, pepsi, cocacola, Honda, Yamaha…họ thường tổ chức các event với quy mô lớn trên toàn quốc, cho mọi người dùng thử sản phẩm và tham gia các trò chơi và nhận quà miễn phí là để làm gì không? Vâng đáp án chính là “đánh bóng và phủ sóng thương hiệu“.
Nếu như việc marketing online cung cấp cho khách hàng thông tin chi tiết về sản phẩm, những lời hứa hẹn thì việc tổ chức event mang đến cho khách hàng trải nghiệm thực sự về sản phẩm cùng với đó là sự tương tác trực tiếp bằng các giác quan của mình.
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện
Hình ảnh một buổi lễ khai trương
Ý tưởng sáng tạo
Tôi có thể chắc chắn rằng phần lớn mọi người thường bị nhầm lẫn giữa một event được tổ chức theo bazem có sẵn và một event được tổ chức dựa trên chất xám của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Đa phần mọi người vẫn nghĩ rằng một sự kiện event thì chỉ cần có sân khấu, âm thanh, ánh sáng bên cạnh một vài điểm nhấn như: Mc, ca sỹ, nhóm nhảy rồi lên một kịch bản theo trình tự như thế là đã được gọi là một sự kiện rồi. Bạn nghĩ rằng với một chương trình sự kiện như vậy đã là thu hút, đã là thành công rồi. Thực tế không phải vậy, đó chỉ là phần phụ cho ý tưởng sáo tạo mà thôi.
Đa phần mọi người vẫn nghĩ rằng một sự kiện event thì luôn có những tiết mục kèm theo như ca nhạc, nhảy múa, trò chơi và sự kiện đó đó được tổ chức một cách trình tự, chuyên nghiệp. Và các bạn nghĩ những tiết mục đó là điểm nhấn ấn tượng cho chương trình thì thật sự chưa phải. Vì những tiết mục đó chỉ là phần phụ cho ý tưởng sáng tạo mà thôi.
Một sự kiện được gọi là thành công khi nó truyền tải được giá trị thông điệp của nhà đầu tư, mang đến sự giao thoa cảm xúc đặc biệt của khách hàng và nhà cung cấp thông qua sản phẩm. Một sự kiện mà khách hàng chưa tham gia đã biết có những tiết mục gì rồi, tiết mục đó diễn ra như nào thì theo bạn đó có phải là một chương trình thành công không? Chắn chắn không rồi!
Thiết bị sự kiện
Chúng ta vừa mới nói về vấn đề ý tưởng trước khi tiến hành tổ chức một chương trình, việc lên ý tưởng là phần diễn ra trước khi chương trình được diễn ra, mọi thứ không quá khó để có thể thay đổi được, nhưng có một thứ mà tôi muốn nói đến ở đây nó quyết định rất nhiều đến thành công của một chương trình sự kiện. Đó chính là trang thiết bị, trang thiết bị máy móc đối với một chương trình đòi hỏi phải hoạt động ổn định, không xảy ra sự cố xuyên suốt quá trình diễn ra chương trình.
Bạn cứ thử tưởng tượng xem, sẽ ra sao nếu ca sỹ đang hát mà âm thanh của bạn bị hỏng? sẽ ra sao nếu chương trình đang đến giai đoạn cao trào thì bị mất điện? Chắc chắn chương trình của chúng ta sẽ bị hỏng rồi! Không chỉ có vậy, với một chương trình có chất lượng âm thanh, ánh sáng tồi như vậy, bạn có nghĩ rằng khán giả, hay thậm chí nhà đầu tư có đánh giá cao thương hiệu hay sản phẩm mà bạn đang muốn gửi đến hay không?
Chúng tôi hiểu rất rõ điều đó, nên dưới góc độ là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Chúng tôi không bao giờ cho phép sai sót đó được phép xảy ra dù là nhỏ nhất. Trang thiết bị sự kiện luôn phải được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, luôn được test kỹ càng trước khi mang qua sử dụng.
Bên cạnh đó Hoàng Nam phải đưa ra các phương án dự phòng rủi ro cho mỗi chương trình mà tôi sẽ đề cập ở phía bên dưới cho các bạn.
Nhân sự sự kiện
Đây là chính là những người âm thầm làm nên sự thành công của một chương trình sự kiện.
Người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.
Tôi có thể khẳng định với bạn rằng, sự chuyên nghiệp của một công ty tổ chức event không phải đến ở quy mô công ty đó có bao nhiêu nhân sự, có bao nhiêu trang thiết bị sự kiện hay bao nhiêu chương trình mà công ty đó đã thực hiện mà chính là ở đội ngũ ekip chuyên viên tổ chức sự kiện công ty đó có chuyên nghiệp hay không.
Là một chuyên viên tổ chức sự kiện, bạn năm bắt được ý tưởng tổ chức của khách hàng, giúp khách hàng xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, dự trù chi phí thực hiện, thậm chí xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần thiết) cho khách hàng. Bởi có những chương trình event phải xin cấp phép của sở văn hóa, các ban ngành khác có liên quan, nếu như chuyên viên không thông báo cho khách hàng biết mà cố tình thực hiện chương trình, rất có thể chương trình đó và thậm chí là khách hàng sẽ bị các ban ngành tuýt còi, phạt thậm chí cấm tổ chức chương trình.
Giờ thì tôi nghĩ rằng sau khi đọc bài viết này bạn cũng sẽ có được không ít kinh nghiệm để tìm được một công ty cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp rồi.
Những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện
Những rủi ro thường gặp mà bất cứ người làm sự kiện nào cũng cần lên phương án giải quyết từ trước, bao gồm rủi ro bắt nguồn từ thiên nhiên như mưa bão, động đất, hỏa hoạn. Rủi ro từ các thiết bị kỹ thuật như chập cháy, hỏng hóc… Rủi ro về khâu tổ chức như dự trù thời gian mời khách quá sớm hay quá muộn khiến chương trình phải chạy quá sớm hoặc delay quá lâu, Ca sỹ, MC hay nhóm nhảy đến muộn dẫn đến chương trình diễn ra không đúng theo thời gian trong kịch bản. Đặc biệt rủi ro cao nhất đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời.
Chính vì như vậy, những người làm sự kiện nên đặc biệt lưu ý đến những điều này, để hạn chế tối đa những tác động tiêu cực ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ đã đề ra và đảm bảo sự thành công cho một sự kiện. Đặc biệt, đối với những sự kiện quy mô lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức luôn luôn phải có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình.
Có thể quan tâm
Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Quảng Ninh
TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG NINH CHUYÊN NGHIỆP, TRỌN GÓI
Dịch vụ tổ chức sự kiện Quảng Ninh
Mẫu kịch bản tổ chức họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp, hấp dẫn
Dịch vụ tổ chức họp lớp, hội khóa tại Hải Phòng
CUNG CẤP NHÓM NHẢY CHUYÊN NGHIỆP TẠI HẢI DƯƠNG
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HẢI DƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP
Tổ chức trung thu trọn gói tại Hải Dương